Las transformaciones del sistema contable están presenten en todo el mundo. Los registros en libros contables son cuestiones del pasado, pues ahora podemos llevar toda la información en un software especializado. Todas las grandes empresas han comenzado a utilizar este sistema, ya que ahorra tiempo, agiliza todos los trámites y procedimientos, y hasta puede ahorrarte un poco de dinero.
Sin embargo, en México la contabilidad electrónica es obligatoria para cualquier persona física y moral que tenga ingresos anuales mayores a los 2 millones de pesos. Pero, no todas las personas físicas están muy enteradas de los softwares contables o de cómo es el procedimiento. Por tanto, si este es tu caso y quieres saber más al respecto, aquí te explicamos cuáles son los registros que debes enviar al SAT.
¿Qué información se debe enviar en la contabilidad electrónica?
Una gran duda de muchas personas es cuáles registros son los que deben presentar ante el SAT. En general, como los registros son enviados mensualmente, entonces no tienes que presentar tantos. Lo primordial será el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación. En algunos casos especiales, es posible que te pidan las pólizas que se generaron en el periodo que estás presentando y los auxiliares.
En el caso del catálogo de cuentas, o catálogo de contabilidad, deben detallarse todas las cuentas y números importantes del ente. Es decir, se debe reseñar los ingresos, costos, egresos, activos, capital, pasivos y cuentas de orden.
En este mismo archivo se deberá incluir los siguientes datos:
- RFC del contribuyente.
- El número de cuenta del contribuyente.
- Mes y año en que inicia la vigencia del catálogo.
- El nivel en que se encuentran las cuentas en ese periodo a presentar.
- La reseña de las cuentas y subcuentas del catálogo.
- El origen del contribuyente. Es decir, especificar si es deudor o acreedor.
- Versión del formato publicado dentro del documento técnico.
- El código agrupador.
En el caso de la balanza de comprobación, aquí es donde se especifica los movimientos del periodo a enviar, el saldo inicial y el saldo final del periodo. Además, también se debe anexar las cuentas de activos, pasivos, capital y resultados.
Si se llegan a solicitar los otros registros, entonces en las pólizas del periodo deben estar los datos de cuenta, subcuenta, transacción y partida; los auxiliares de comprobantes fiscales, y los auxiliares de cuenta y subcuenta.
Recuerda que todos estos datos se deben enviar en una fecha específica de cada mes. Este periodo está estipulado previamente y puedes consultarlo en el calendario del SAT. Las personas físicas tienen que presentar entre los 3 y 5 días hábiles, mientras que las personas morales deben presentar en los 3 días hábiles correspondientes.
¿Cómo llevar y enviar la contabilidad electrónica?
Si esta es tu primera vez adentrándote en el tema de la contabilidad electrónica, entonces es importante que te informes un poco sobre el tema. Debes saber en qué categoría de contribuyente recaes para saber en qué periodos debes enviar los registros, además de conocer de cerca cuáles son los formatos adecuados, el procedimiento de envío, y demás. Por fortuna, en este artículo podrás encontrar toda la información importante acerca de la contabilidad electrónica.
Llevando los registros con software contable
De igual forma, es esencial que cuentes con un buen software contable para que puedas llevar sin problema todos los registros. Estos te agilizarán todos los procedimientos y trámites, ahorrando tiempo, personal y hasta dinero. Además, si eliges un programa que sea muy completo, te darás cuenta que podrás llevar toda la contabilidad de tu empresa a través de este sistema, ya que existen programas en los que puedes hasta llevar el inventario. En este artículo encontrarás una comparativa extensa entre los 4 softwares contables más utilizados del mercado.
Algunos sistemas te permiten realizar declaraciones, facturación, timbres, impuestos, y más. Son adecuados no solamente para llevar los registros que pide el SAT, sino para tener todo el sistema contable de tu empresa. Además, algunos software como MisKuentas, te permiten realizar una prueba antes de cancelar el producto, lo cual es una gran ventaja para familiarizarte con el mismo y ver si es el que mejor se adapta a ti.
Enviar la contabilidad electrónica
La mayoría de los programas contables tendrán los archivos en formato XML, que es el tipo de formato que exige el SAT. Al momento de enviarlo, deberás comprimirlos en un ZIP y colocar la nomenclatura correspondiente. Para asegurarte que el archivo tiene el nombre indicado, puedes revisar las indicaciones del SAT.
Una vez tengas todos los archivos que te solicitan, deberás dirigirte al portal del SAT y dar clic en la opción de “Trámites y servicios”. Esto te llevará a una nueva página donde deberás seleccionar la opción “Buzón Tributario”. Ahora, deberás seleccionar el motivo del envío y luego adjuntar el archivo ZIP. Confirma que todo esté correcto y da clic en “De acuerdo” para enviar la información.
